提升职场写作力,让你离成功更近一步


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7年前


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来源丨馒头商学院(mantousxy)

作者丨温言



很多年前,我从一个500强的外企跳去一家很严格的英国机构,工作一年后,我的老板找我谈话说:我对你的工作态度和marketing能力都很满意,但你能不能提高你的写作能力?你写的东西真是太差了!

 

我大吃一惊,在此之前,我一直认为沟通和写作是我的优势所在,这实在太颠覆自我认知了!


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于是找出自己写的东西进行比对、分析和有意识的自我训练,我可以感知到不断进步,也因此得到了一步步晋升。尽管老板从未主动夸奖过我,但她开始将一些更重要职责交付给我,甚至为大使和公使起草过重要的文书。

 

现在职场里有一个普遍现象:就是有个人公众号的人越来越多,而懂得职场写作的人却越来越少。


大家都认同写作是职场最基础的能力,可另一方面,大部分人随随便便应付差事。实际上,职场人的写作水平,代表着他的专业程度,越是大公司,架构越复杂,意味着大部分人了解你的唯一渠道是你的文字。

 

写邮件、写报告、每个季度的总结,甚至PPT,是个人写作能力的一部分。全球经管类畅销书《重来》的作者、37Signal的老板就曾说:“如果你要从一堆人中决定出一个职位的合适人选,雇那个写作最厉害的人。这个人不在乎是不是营销人员、推销员、设计师、程序员,无论是谁;他们的写作技巧会对此有益。”


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职场中的写作与其说是一种天分,不如说是一门技能。99%的职场写作是一种结构化的写作,只要方法得当,经过一段时间刻意练习,任何人都可以得到迅速提升。

 

而今天我想重点和大家分享职场写作中的SKB原则。


S是指structure,你写材料的逻辑结构

K指 Key points ,要陈述的关键点

B指 Brevity,内容足够简洁


职场写作需要大家养成“先想后写”的习惯。在思考阶段,对信息和素材进行整理、组织、提炼要点;再用结构化的套路,用文字呈现出来,达成预期的效果。


许多人在职场写任何东西,都不加思考,一蹴而就,这是非常错误的作法。因为工作中但凡需要落到笔头上的文字,都至少有两个目的:


一个是沟通,比如我有某个需求或者安排,需要通过写邮件加以说明;

另一个是宣布,比如我一年当中工作有哪些成绩,用一个报告或PPT的方式,加以呈现说明。

 

K逻辑结构:

因此职场里的任何写作,都要先问自己“写这个东西的目标是什么?”这个目标,就决定了SKB法则里的K,关键点;

 

S关键点:

 用什么样的逻辑顺序和结构把它们组织在一起,凸显你的关键点;


B简洁:

职场里每个人的时间都很宝贵,再善良的同事,也不可能在你写的东西上花费比在她自己身上更多的时间,你老板、老板的老板时间更加金贵,如果你不能在五秒钟之内,让他一目了然地看到“你在说什么、你想要他做什么”他根本没有耐心把你的东西看完。


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1: 金字塔结构

 

写作是线性的过程,我们只能一个字一个字地写。而职场中,读你文章的人却不是一个字一个字的读,大部分人都是跳跃着、找到其中的关键段落或语句来阅读的。所以职场中的写作,应该按读者最容易理解的顺序来写,而不是写作者的自然思路。

 

金字塔结构是指:先给结论、分述要点、归纳分类、落实行动。

 

举个例子,假如两个好朋友要绝交,A给B写信,先回忆两个人一起成长的经历,相互扶持的历史,最后说B抢了自己的男朋友,最后说:我要和你绝交。

 

那么就太曲折了!按照金字塔结构,A应该上来就明确说明:B,我要和你绝交。然后再说理由是:你抢走了我男朋友,尽管我们有美好的过往,但你深深伤了我的心,我只能和你绝交。

 

每个段落只表达一个意思

 

之前提到过,职场里大家阅读任何文字,都是跳跃着来、抓重点的。如果你将许多关键点密集地塞在一段落里时,人们就有可能会错过其中的重要内容。如果有某个段落太长,超过了五行文字,请尽量把它分成两段。

 

2:k关键点的部分


以上是职场写作中的结构部分,接下来我们来看K关键点的部分。


关键点不要讲太多点,3条刚刚好

 

当我们讲述比较复杂的状况,或作出提议时,往往会拆分成一二三四五条,其实三条已经足够,不要讲太多的点,对方容易读烦,也记不住。在《像TED一样演讲》这本书里,作者强调了数字三的法则, 人们能够很好地记住三项信息,增加则记忆量大大减少。

 

这时候你可能会遇到实际的困难,我要讲的东西,三条说不完呀?


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你可以把要点分门别类进行汇总和提炼,尽可能把要说的东西归纳为3点。还有一种方法,是判断一下是否其中一些点可以直接删除掉。

 

我们总是容易敝帚自珍,觉得自己写的东西什么都好,哪一条都舍不得删除,最后罗列一堆摆在那里。这样的后果在于阅读者已经没有耐心去读了,很可能他会全部错过或者放弃,那些重要的东西也无法呈现给对方。

 

起好邮件的标题

 

职场中一半的写作恐怕都和电子邮件息息相关。一封邮件的标题既是邮件内容最大的关键点,也是最难写的部分。

 

我以前的一份工作,每天要处理近200封邮件,我的同事也都是类似情况。淹没在邮件的海洋里,有近三分之一的邮件根本不会被打开。

 

这时邮件的标题就起到了决定性的作用,它需要在争分夺秒的时间里争夺宝贵的注意力。

 

好标题的两大要求:简洁+有信息含量


其实就是“你写的这些,和我有什么关系”。那些根本不会被打开的邮件,就是从标题就被判断为“与我无关”的邮件。

  

第二就是提炼培训最有价值的点,放到标题中,“时间管理培训”或者“销售说服力提升技巧”,这样打开率一下子超过了一半。即便对方已经有安排了,也愿意打开邮件看看培训大纲,或者写邮件询问是否可以获取培训材料。

 

3、B简洁


以上是关于写作中关键点的技巧,我们再来看B简洁。

 

在职场中,除了特定工作外,大部分岗位并不需要你运用大量的修辞来写作,“短平快”最好。没有人喜欢读一大段冗长的文字,对方也没有大量时间来阅读您的邮件。

 

这里的写作技巧,是需要通过反复训练来完成的。

 

就是找出你工作中写过的任何一篇东西,进行删除。一句话说清楚的内容,绝不用两句话来说。一直删到没有一个多余的“的”字,且每个字都有用,那么就成功了。它意味着你写的每个字,都在全身心地为你服务,向你的读者展示价值。

 

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我曾参加过一个有关写作的培训课,训练师是一个英国老太太。她给我们出了一道题:


假设你是一个校刊的编辑,学校即将发生一件大事,要求你用尽可能简洁的文字把它表述出来,这件事是:

 

下周四,校长将率全校教职员工前往位于伯明翰西部的圣约翰学院,进行为期一天的交流研讨活动,该活动由伯明翰市政厅教育部门组织,将就公立中学的结构改革问题进行交流和征集方案。

 

当时经过分小组讨论,每个组都给出了不一样的答案。最成功的一个小组只用了7个字,就把这件事表述清楚了,并且绝对吸引眼球。答案是:下周四全校放假。

 

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最后放送一个大招,讲讲如何在职场的写作中,管理你的老板?

 

我一个朋友曾经在聊天中,和我讲过一件事:她曾在一家图书公司做过5年的图书编辑。公司很小,只有几十个人,总共和老板说过2次话,一次是在电梯里偶遇,还有一次是离职的时候,老板和她进行离职恳谈。

 

相信这是很多人遇到的情况,即便没有那么极端,但很多人没有意识到其实去充分和老板沟通,向上去表达自己,是一个职场人最需要学会的技能,也是一切的基础。

 

老板有各种各样风格,越是将自己隐藏起来,越得不到上司的重视,更不可能有信任而言。而通过沟通,可以让自己在老板面前透明度越高,他对您越放心,因为一切在他的控制中。

 

基于这些,就需要你定期向老板进行进度或工作汇报,抓住平时的邮件往来、工作进度沟通,以及成果汇报的机会,尽可能通过文字有理有据地展现自己。

 

这SKB原则就发挥了强大的作用:

 

在结构上:先陈述最重要的观点,可能是结论,也可能是你申请老板批示的内容。结论先行,而证明结论的要素,再徐徐铺开,这样当老板时间有限的情况下,完全可以越过去忽略这段文字内容。

 

在陈述你的关键点时,尽量使用正面语言,比如在邮件标题不要只写“重大困难”而要写“解决重大困难”,本来这封邮件是讲“问题和困难”的,但前面加上一个正面的动词,整个邮件的基调就变了,传递的信息更加积极正面。

 

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再有要用老板不能拒绝的方式提出你的请求。

 

你在写申请的时候,就考虑到老板可能挑战的问题,列出每一条如何应对,再在申请文章里,表述出来。这些清晰的内容,结合具体的数字和客观的事实,会比主观的“我建议。。”“我觉得”“我猜测”更容易说服你的老板,也更容易得到批准。

 

此外不要忘记给老板准备1-3个备选方案,供他考虑和选择。不要让老板做问答题和填空题,只让老板做选择题和判断题。

 


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