深度干货:高薪人士的职场写作秘诀


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5年前

作者:张良计

​来源:馒头商学院

编辑:善小倩

 

文章开始之前,先说一下我对职场写作的理解。职场写作和自媒体写作不一样,但又有相似的地方(本文后面会讲到)。

 

职场写作着重于清晰条理的观点。它不需要长篇累牍的故事,也不用跌宕起伏的情绪引导。相反,它需要的是客观,理智,冷静。

 

职场写作的目的,是传递价值和观点,推进事件的进行,最终提升工作效率。

 

它适用于工作中任何需要文字沟通的场景,包括且不限于写邮件,写方案,写报告等等。

 

今天这些心得,并不能教你如何写出10万+ ,如何挑拨情绪,如何制造争议,如何煽风点火。这些Boy 也教不了。

 

但它们能教你如何用专业的方法清晰、有逻辑地表达自己。一旦掌握,你会发现自己的思维水平也能潜移默化地提高。

 

关于职场写作,我的心得分为一个原则,两个技巧,三个提醒。

 

 

一个原则:对上精简,对下精细

 

面对上司老板的文字写作,一定要精简。因为老板的角色是把控方向,做出决策。所以一定要提纲挈领,不要废话。

 

在写作之前,心里就要想好:什么样的信息是老板需要看的?看完之后我希望老板有什么想法?

 

比如一份营销活动的结案报告。你带领团队做出一个非常棒的活动,给产品销量带来了三倍的增长。

 

你迫不及待想把这些成果告诉老板,洋洋洒洒写了几十页PPT,结果老板看完不知道这次活动的亮点在哪里,为什么会给销量带来增长。

 

相反,他只看到你把做的事情全都事无巨细地罗列出来,翻到第五页就已经看不下去

 

问题出在哪里?你没有抓住老板的核心需求。

 

结案报告的目的,是让老板了解活动的成果,找到成功(或失败)的原因,以及对未来的指导意义(比如,应不应该再花钱做这种活动?)。

 

再加上老板肯定都是大忙人,啰里八嗦的文字,只会让他觉得你没有能力。一个优秀的下属,要帮老板做过滤器,而不是做传声筒。写给上级的东西,重点讲问题,原因,方法,启示。少去讲现象,常识,故事,道理。

 

比如你可以采用三段式写法:

 

a)取得的成果:

产品销量提升三倍;

 

b)成功的原因:

发力电商渠道,为本次活动带来超过70%的流量贡献(精简列出活动的亮点内容);

 

c)启示:

建议逐渐转型电商渠道,弱化线下门店的投入;

 

用这个逻辑去编写你的报告,不用超过10页。老板10分钟之内就能知道你的想法是什么,剩下的时间他会慢慢考量。

 

面对下属的文字写作,就要做到精细。因为下属的角色是服从和执行。这时你的文字要具备极强的指导意义,甚至要像产品说明书一样详尽。

 

在写作之前,你需要考虑:我的要求是否说得足够清楚?下属看了会不会有疑问?

 

比如写一封安排工作的邮件。错误的写法,是为了省时间,三言两语交代完毕,剩下的全靠下属的悟性。比如下面这样:

 

Andy,请帮我找一下国内汽车行业最近几年的销售资料,周五开会的时候要用。谢谢!

 

这种邮件,下属看了会心里发毛:

 

Excuse me?资料要哪些年份的?国产品牌还是合资品牌?线下销售还是线上销售?二手车交易算不算?......

 

任务如果这样布置下去,多半收不到满意的回馈。因为这个需求太宽泛,让人无从下手。

 

正确的写法是怎样的呢?

 

Andy,下周五有一场重要的客户提案,我需要你帮忙找一下国内汽车行业的销售数据资料。具体要求如下:

 

1. 数据范围:近三年内国产主流A级车在大陆的销售数据;

 

2. 涵盖渠道:品牌4S店及第三方汽车电商平台;

 

3. 时间:这周三我要看第一版;

 

4. 提交格式:PPT;

 

有什么不清楚的随时问我,非常感谢!

 

这样写,就把任务的范围全部框地死死的,让对方没有任何疑问,只管放手去做。这是不是节约了一大把来回沟通的时间?

 

有人会说,写那么详细是把下属当三岁小孩儿啊,以为他啥都不知道。

 

这点我不同意。一个合格的上司,要保证自己的文字具备可操作性,而不是充满假大空的套话。

 

这和下属的理解能力无关,看不明白是他的责任,但没写清楚是你的责任。

 

这就是职场写作的重要原则,对上精简,对下精细。

 

讲完了“道”,接下来讲“术”。那么如何修炼自己的写作技巧?

 

两个方法: 反复模仿,勤于练习

 

写作一定是实践出真知的技能。上再多课,看再多理论,自己不去写,永远学不会。

 

擅长写字的人,往往具备强大的语感和遣词造句能力。一句平淡如水的话,他也能写得妙笔生花。

 

我在刚入行的时候,写的话平铺直叙没重点,丝毫激发不起阅读的兴趣。我的老板为此批评过我很多次,说我写的文字“无聊透顶”。而他却总能将普通的内容转化成精炼又不失趣味的文字。

 

比如我写:

 

阿里巴巴推出无人便利店,顾客刷脸就能支付结账。

 

他写出来的是:

 

你的“脸”是最好的钱包。

 

再比如我写:

 

互联网杠精:一群没事喜欢抬杠的人。

 

他写出来的是:

 

杠精文化:我们天生爱找茬。

 

同样的内容,用不同的方法写出来,效果完全不一样。而我呢,就去偷偷搜集他写的东西,拿回去研究。

 

我开始模仿他的写作技巧,比如用第一人称来增加文字的代入感,用罗列数字来代替啰里八嗦的内容陈述,用金字塔原理来规范文字段落等等。

 

在日常工作中,我抓紧每一个机会去运用这些技巧。写邮件,写短信,写PPT,写报告,我都不断实践,再根据受众的反馈来调整。

 

久而久之,最后就形成了自己的风格。

 

很多人问我,为什么你写品牌营销的东西这么专业?

 

因为我看过许多品牌营销的大师是怎么写的。我只不过学着他们的文字和语法,在日常工作中不断练习罢了。

 

哪怕我在微信上发一个长信息,都会先考虑文字的段落结构,是采用总分还是分总,每段文字的核心信息是什么,对方看了是否觉得绕弯子等等。我把别人的写作技巧变成了自己的写作习惯。

 

如果不想自己去钻研,上写作课程也是不错的选择。现在很多优秀的公众号运营者都会教写作方法,虽然学完之后不一定能写出10万+,但里面一些经验和技巧是值得借鉴的。

 

比如文章起标题的方法,这和职场中写PPT的标题是一个道理。你递交出去的方案,如果PPT每一页的标题都写得不吸引人,怎能让读者愿意去看下面更多的内容?

 

再比如文章的配图,讲究文字意境和图片内容的契合。这跟做演讲时,用极简的文字和精致的图片来传递信息,是一个道理。

 

看上去这是文字写作,实际上是设计信息的表达(如下图)。

 

|设计你的信息表达

 

只要是写字,管他是写爆文还是写报告,都有相似的技巧。在哪里学到技巧不重要,重要的是你能否举一反三,将同一种技巧延展运用在其他领域里。这才叫真正学会了。

 

无论是模仿他人,还是上写作课程,想要提高自己的写作能力,都需要大量的知识输入。

 

观察优秀写作者的写作方式,表达技巧,文字修辞手法,然后不断练习,比对修改。时间久了,你也能找到自己的写作风格。这才是精进写作的正向循环。

 

讲完了技巧,最后Boy 再分享一些职场写作的要点。

 

 

三个提醒:适应语境,积累词库,克制情绪

 

a) 适应语境

语境,即写作文字的环境。不同语境下,文字的风格要有所不同。

 

写邮件的语境,是工作沟通,任务安排。在这个语境下,文字要简洁干练。

 

不要堆砌比喻句,也不要用华丽的形容词。哪怕写出来的文字干巴巴,但只要讲清楚问题和下一步规划,就是合格的邮件。

 

写总结报告的语境,是回顾过去,展望未来。面对的对象是老板,那么就三言两语切中要害。

 

它可以比邮件的篇幅更多,但并不意味着你能够放开胆子去讲故事。相反,你更需要时间去深度思考问题,不要写表象,而要写洞察。

 

写提报方案的语境,是解决特定问题,并且提振对方的信心。那么你的文字就要充满激励感,不要平铺直叙。

 

适当加入振奋人心的词语,让听众首先从文字上就相信你是对的那个人。

 

总之,语境关注文字叙写的对象,沟通目的和语言风格。在日常工作中,不断归纳总结,不同语境,不同写法。

 

b) 积累词库

不同的行业,都有自己行业内特定使用的词语。想要让自己的职场写作更专业,那么就背熟这些专业用语。

 

以我自己为例,我做的是广告营销。平时每天我都会看广告营销行业的专业文章,案例分析,行业探讨等等。

 

看多了,我发现有许多高频使用的词汇,比如“精准投放”、“消费者画像”、“购买决策流程”等等,我就把它们一一记下来,放在我的词库本里,

 

在未来写作的时候,我会不断“强迫”自己去使用这些词汇。

 

比如表达“媒介投放需要根据受众属性来进行定制化的信息推送”,我就会强迫自己使用“精准投放”这四个字。久而久之,强迫变成习惯,习惯变成自然。

 

积累自己的写作词库,它们是你的文字“弹药库”。

 

c) 克制情绪

文字也是有情绪的。细心的读者,能根据文字来感知到写作者背后的心理变化。而我们要尽量避免在文字中流露出个人情绪,以免影响读者对信息的判断。

 

比如你想让同事帮忙做一份方案。这本是一次正常的部门间合作,可有的人写出来的需求却带着盛气凌人的味道,有的人写出来又带着呆呆的萌感。

 

这样的文字都会透露出写作者的心性,进而影响到对方对你专业性的误判。

 

一封专业的合作需求邮件,写清楚背景,目的,时间,必要时提及一下对方部门的老板,最后以礼貌的敬词收尾。

 

不要让对方产生任何与工作无关的遐想,这是所谓专业。

 

记住,写出来的文字,能反映出你是什么样的人。

 

在职场写作中,理智要优于情感。这是和写鸡汤文最大的不同。职场写作并不用煽动情绪,而是要有理有据。

 

关于这一点,有一个办法,就是写好之后发给朋友们看一看,看看他们能否从字面意思上揣度出你写作时的心情。

 

最佳标准,是大家看完之后都觉得你客观冷静,而不是开心或不开心。

 

以上就是今天关于职场写作的一些心得,希望能对大家有所帮助。

 

— end —

 

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